Årshjul for kommunale planverktøy

 Visjon og verdier

Visjonen og verdiene skal være inspirasjon, rettesnorer og korrektiv i kommunens daglige arbeid både i forhold til politiske og administrative beslutninger.

Visjonen til Kongsberg kommune er:

Vi skaper verdier - i samspillet mellom teknologi, natur og kultur.

Visjonen definerer den posisjonen Kongsberg kommune ønsker å ta, det organisasjonens strekker seg etter.

Kongsberg kommune har valgt fire kjerneverdier;

• stolthet
• åpenhet
• nyskaping
• raushet

Verdiene skal kjennetegne kommuneorganisasjonen, gi utviklingen farge og retning og gjøre Kongsberg kommune tydelig.

 Etiske retningslinjer

Formålet med Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Kongsberg kommune er å sikre et god etisk praksis og definere felles standarder for folkevalgte og ansatte i Kongsberg kommune og kommunale foretak. 

De etiske retningslinjene har sitt utspring i allmenngyldige etiske verdier og normer som for eksempel rettferdighet, lojalitet, ærlighet, pålitelighet, sannferdighet og at man skal behandle andre slik man selv ønsker å bli behandlet.

Kommunikasjonspolicy 

Kommunikasjonspolicy skal gi overordnede retningslinjer for hvordan Kongsberg kommune skal jobbe med kommunikasjon i egen organisasjon og ut mot politikere, innbyggere og brukere. Den gir prinsippielle føringer for det operasjonelle arbeidet i organisasjonen og skal være retningsgivende  for ansatte i administrasjonen.   

Innledning

1.Hvorfor en kommunikasjonspolicy for Kongsberg kommune?

Dette dokumentet omhandler Kongsberg kommune sin policy for informasjon og kommunikasjon. Den legger overordnede føringer internt i organisasjonen og eksternt ut mot innbyggere og andre samarbeidspartnere. Den beskriver prinsipper, mål og strategierfor hvordan Kongsberg kommune skal kommunisere med medarbeidere, innbyggere, brukere og andre målgrupper.

2.Hvordan gå fra policy til praktisk handling?

Ansvaret for operasjonaliseringen av policydokumentet ligger hos den enkelte enhet og seksjon. Hva gjelder kollegaer imellom og mellom ansatte og innbyggere.

3.Kommunikasjonspolicy – hvorfor og for hvem?

 Kommunikasjon er et lederansvar og følger linjeprinsippet. Kommunikasjon skal være en naturlig del av    planleggingen i kommunen, på lik linje med andre virkemidler som økonomi og juridiske forhold og skal tas i bruk i hele organisasjonen.  

4.Hva er informasjon og kommunikasjon?

I dagligtale blir begrepene informasjon og kommunikasjon brukt om hverandre. En enkel måte å skille de på er å si at informasjon er enveis og kommunikasjon er toveis. Kommunikasjon er prosessen mens informasjon er budskapet eller produktet, det som blir formidlet når vi kommuniserer. 

Kommunikasjon defineres som budskapsformidling tilpasset målgruppen.

5.Hva bygger policyen på? 

Kommunikasjonspolicy skal bygge på Kongsberg kommunes visjon, «Kongsberg kommune - vi skaper verdier i samspillet mellom teknologi, natur og kultur, og de fire verdiene stolthet, åpenhet, nyskaping og raushet.»

•Den tar utgangspunkt i ny nasjonal kommunikasjonspolitikk som ble vedtatt i Stortinget høsten 2009 og viderefører eksisterende vedtak i Kongsberg kommune om meroffentlighet. I kommuneloven paragraf 4 «Kommuner og fylkeskommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltningen.»

•    I tillegg bør all kommunikasjonsvirksomhet i Kongsberg kommune ta hensyn til vedtatt  policy om                      brukermedvirkning.

Bakgrunn for kommunikasjonspolicly

Ny nasjonal kommunikasjonspolitikk ble vedtatt for offentlig sektor høsten 2009.

Målet med denne er tredelt. Alle målgruppene skal:

•får klar informasjon om sine rettigheter, plikter og muligheter

•får tilgang til informasjon om virksomheten 

•blir invitert til å ta del i utformingen av politikk, ordninger og tjenester

Overordnede kommunikasjonsprinsipper - og hva betyr det for ansatte i Kongsberg kommune?

Dette er overordnede prinsipper for gjennomføring

l. lederansvar – kommunikasjon er et lederansvar.

Det betyr at ledelsen må sikre at:

- kommunikasjon og informasjon skal være integrert i kommunens plan- og styringsdokumenter

- ansatte har kommunikasjonskompetanse 

- kommunikasjon inngår som en integrert del av saker på ledermøtene 

2.  linjeprinsippet – kommunikasjonsansvaret følger subdelegeringsreglementet.

Det betyr at:

-medarbeider som har ansvaret for en tjeneste eller prosjekt også har ansvaret for informasjon og  kommunikasjon rundt dette

- kommunikasjon må  vurderes på lik linje og i kombinasjon med andre virkemidler som eksempelvis økonomiske og juridisk

3. internt og eksternt   

– grunnlaget for god ekstern kommunikasjon er effektiv og bevisst intern kommunikasjon. Det betyr at intern og ekstern kommunikasjon må vurderes på lik linje i det praktiske arbeidet. 

4 .  Åpen 

– åpenhet og meroffenlighet skal praktiseres. Det betyr at kommunikasjon med

-målgruppene skal være åpen, tydelig og tilgjengelig

- Kongsberg kommune skal være lyttende, imøtekommende og viser målgruppene respekt og 

-legge til rette for en åpen samfunnsdebatt

5. aktiv

- Det betyr at Kongsberg kommune 

- i tide skal gå aktivt ut og tilgjengeliggjøre informasjon om rettigheter, plikter og muligheter

-ta aktivt i bruk de til enhver tid mest effektive kommunikasjonskanalene

6.  nå alle 

- Sørge for at relevant informasjon når fram til alle berørte. Det betyr at kommunikasjon skal tilpasses berørte målgrupper gjennom språk, kanalvalg etc.

7. Helhet

  - Kommunikasjon skal oppleves enhetlig og samordnet. Det betyr at Kongsberg kommune har et ansvar for å samordne sin informasjon internt slik at den fremstår helhetlig for mottakeren. 

-Det er den enkelte virksomhet og leder som er ansvarlig for at dette skjer, og ansvaret gjelder all informasjons- og kommunikasjonsformidling

8. Medvirkning

- Berørte innbyggere skal bli tatt med på råd og bli involvert i utforming av politikk og tjenester. Det betyr at Kongsberg kommune skal 

 

- legge tilrette for deltakelse internt og eksternt i forbindelse med ny etableringer, drift, evalueringer og videreutvikling

- Tilbakemeldinger på innspill bør gis når saken er vedtatt

Kommunikasjonsmål

Kongsberg kommunes policy for informasjon og kommunikasjon skal bidra til å:

-sikre innbyggerne innsikt i og kjennskap til rammene for Kongsberg kommunes tjenester og tilbud

-avklare forventninger både internt og eksternt

-motivere til engasjement og deltagelse i beslutningsprosesser

-medvirke til kompetent arbeidskraft

-medvirke til økt innflytning

-medvirke til og bevisstgjøre i forhold til omdømme 

-sikre offensiv kommunikasjons på forhold Kongsberg kommune har eierskap til 

Målgrupper

Hvem skal vi kommunisere med?

Kongsberg kommunes viktigste målgrupper er innbyggere, brukere, folkevalgte og ansatte.

Lokale aktører, samarbeidspartnere, organisasjoner, fylkeskommunen, fylkesmannen, andre kommuner, Buskerudbenken, stortingskomiteer, departementer og KS er andre viktige målgrupper for Kongsberg kommune.

Strategier for intern og ekstern kommunikasjon  

Å bruke kommunikasjon strategisk vil si at man i alle faglige, politiske og økonomiske vedtak, tar hensyn til at beslutninger og handlinger skal kunne kommuniseres. 

Strategi 1 – målgruppeorientert – budskapsbevissthet - kanalvalg

Kongsberg kommune skal i sin kommunikasjon ha et bevisst forhold til hvem som er målgruppen og ta hensyn til mottakerens behov.

Det betyr at vi må

•definere målgruppene

•sikre oss tilstrekkelig kunnskap om disse

•definere hva vi kan oppnå med kommunikasjon

•definere hvilke kanaler som er mest effektive for å nå målgruppene

•sikre rutiner for å ta imot tilbakemeldinger og henvendelser

•kommunikasjonen skal ta hensyn til og tilpasse innhold etter målgruppenes behov. Språket er i hovedsak norsk og skal følge retningslinjer for universell utforming. Andre språk må vurderes i hvert enkelt tilfelle

Strategi 2 – aktivt og planlagt

Kongsberg kommune skal i sin kommunikasjon rundt tjenestetilbud, rettigheter og viktige politiske beslutninger ta en offensiv og aktiv rolle. Kommunikasjonstiltakene skal planlegges slik at  de til enhver tid er mest effektive.

Det betyr at vi skal 

• bruke kommunikasjon som et strategisk virkemiddel

• tilrettelegge for innsyn i vår virksomhet og tjenester

• være i forkant – planlegge og være ute i god tid

• sikre at kommunikasjon er korrekt og relevant

• synliggjøre kommunens resultater

• tilrettelegge for deltagelse

Strategi 3 – roller, ansvar og kompetanse

Kongsberg kommune skal i sin kommunikasjon framstå som en tydelig og enhetlig avsender utad overfor målgruppene. Kommunikasjon i samarbeidsprosjekter skal være avklart. Det betyr at:

• ansvar og forventninger må avklares og koordineres mellom enheter/seksjoner og  samarbeidspartnere 

•  tydeliggjøre Kongsberg kommune ved å være bevisst på avsender

• ny designmanual skal brukes for å sikre gjenkjennelse